Revisorerna har gjort en fördjupad granskning av hur betalkorten hanteras i förvaltningen för regional utveckling med hjälp av företaget EY. Deras kritik mot den ansvariga nämnden är skarp och de pekar på allvarliga brister vid 269 kortköp. Det handlar om köp för sammanlagt drygt 320 000 kronor som gjorts från april 2020 och ett år framåt av elva anställda.
Ett stickprov som EY först gjorde visade att det saknades kvitton eller uppgifter om syften och ändamål för 40 procent av inköpen med betalkort. Detta strider mot den policy som finns kring inköp.
Efter att tjänstepersonerna fick möjlighet att komplettera utlägg med underlag hamnade andelen utan underlag på 24 procent av inköpen. I 67 procent av samtliga inköp framgår det inte heller tydligt vad syfte och ändamål med inköpen är.
Därför kan revisorerna inte heller utesluta att det har gjorts tveksamma inköp. Förutom att underlag saknas har revisorerna inte heller fått kompletta förklaringar till samtliga fall.
Inköpen som gjorts har dessutom inte kontrollerats tillräckligt och godkänts trots att kvitton saknats. Tjänstepersoner har även attesterat sina utlägg själva, visar stickprov. Utläggen gäller bland annat parkeringsavgifter, ett elektronikinköp och betalning för lagring av data. Egen attestering innebär en risk, påpekar revisorerna.
Revisorerna har hittat en faktura med 28 köp för sammanlagt 54 000 kronor, som saknar kvitton eller andra underlag. Revisorerna har heller inte fått en fullständig förklaring till denna faktura. Kortinnehavaren säger sig ha lämnat kvittona till en administratör, men de har inte gått att hitta.
Utöver detta har tjänstepersoner gjort inköp från leverantörer som inte är upphandlade. Exempelvis har datorer köpts in i strid med de riktlinjer som finns. Detta ska skötas av IT-gruppen i regionen.
Datorer och datorutrustning har också köpts in utan att anmäla detta till IT-gruppen och den trasiga utrustningen som angavs vara skälet till inköpen har inte lämnats tillbaka till regionen.
Nu vill revisorerna att ansvarig nämnd utreder fakturan på 54 000 kronor skyndsamt. De anser även att fakturorna för betalkorten ska ställas ut på tjänstepersonerna istället för förvaltningen. De anställda måste då styrka sina inköp med kvitton och förklara kopplingen till deras tjänst för att få ut ersättning. Enligt granskningen går fakturor nu direkt till förvaltningen. Styrdokument, kontroller och följsamhet till regelverk vill de också att nämnden förbättrar.
Norran kontaktar förvaltningen för regional utveckling för att fråga hur de ser på kritiken.
– Vi är tacksamma över att vi granskas. Det är ett sätt att bli bättre. Vi har haft en del tekniska problem i systemen i övergången från regionförbundet till nya Region Västerbotten, vilket delvis kan förklara problemen, säger Thomas Hartman, chef externa relationer och strategisk platsutveckling.
Har du själv haft problem med kvitton?
– Ja, det kan säkert ha förekommit, om man inte fått ut ett parkeringskvitto eller haft tekniska problem vid scanning av kvitton.
När Norran frågar om fakturan på 54 000 kronor svarar han att han inte vet vad som ligger bakom den men att problemen även kan bero på brister i hanteringen när tjänstemän lämnat in kvitton till administrationen för scanning. Att kvitton helt enkelt kommit bort.
– Men det är sånt som inte ska hända.
Vad säger du till skattebetalarna som undrar över detta?
– Att vi tar det på allvar. Det har varit inkörningsproblem när regionen bildades och vi jobbar för att skärpa rutinerna
Rickard Carstedt (S) är ordförande i den ansvariga nämnden.
– Det handlar om grundläggande redovisning och det ska fungera. Det är klart det måste bli skärpning, säger han.
Han tillägger:
– Vi sa redan tidigare när det här kom upp att rutinerna måste förbättras. Jag vet inte om det fått genomslag men jag kommer att följa upp det.
Det är bara er förvaltning i regionen som har ett betalkortssystem. Varför då?
– Dels handlar det om olika organisationer som slagits ihop och den ena hade andra rutiner. Dels har regional utveckling kontor i Bryssel, vilket innebär fler resor och det kan det vara svårt att få fakturor utomlands. De anställda ska inte heller behöva ligga ute med stora summor pengar. Samtidigt ska naturligtvis redovisningen skötas.