Flera jurister har ifrågasatt om det tilläggsavtal som regionerna har skrivit är lagligt.
De nio regionerna som står bakom tilläggsavtalet har ett samarbete som kallas för SUSSA. En konfidentiell granskning, som VK har tagit del av, visar att SUSSA kan ha brutit mot Lagen om offentlig upphandling (LOU). Regionerna kan också ha gått miste om mångmiljonviten. Enbart Västerbotten kan ha haft rätt till 400 miljoner kronor i viten.
I början av år 2022 informerades SUSSA av Cambio att en komplett leverans av Framtidens Vårdinformationssystem (FVIS) inte kommer att kunna ske i enlighet med den tidsplan som fanns. Skälet till detta var att bolagets utvecklare för produkten COSMIC CIS var lokaliserad till Ukraina vilket har medfört att en stor del av det pågående utvecklingsarbetet har avstannat. Produkten, som avser funktionsområdet anestesi och intensivvård, var den som påverkades mest.
– Det blev som en förskjutning på ett helt år, säger regiondirektören Tommy Svensson.
När regionerna fick informationen fördes förhandlingar om hur situationen skulle hanteras. Främst har de riktat in sig på förseningar eller uteblivna leveranser. Beslutet blev att göra ett tilläggsavtal till huvudavtalet. Tilläggsavtalet godkändes av alla regioner i slutet av förra året.
– För huvudavtalet var fixt och det gick liksom inte att ändra någonting. Då bröt vi mot saker och ting och därför sa vi att då behöver vi teckna ett tilläggsavtal, säger Tommy Svensson.
En konfidentiell handling som VK har tagit del av framgår det att den advokatbyrå som regionerna har anlitat avråder från att skriva ett tilläggsavtal på det sätt som har gjorts.
Advokatbyrån ger förslag på hur regionerna ska hantera om konkurrenter har synpunkter på avtalet.
Tilläggsavtalet rubbar den ekonomiska balansen till Cambios fördel menar advokatbyrån.
VK har tagit del av ett strikt konfidentiellt material som tagits fram av Hellströms advokatbyrå i Stockholm. Där framgår det att advokatbyrån råder regionerna att inte ändra avtalet på det sätt som Cambio vill. Tilläggsavtalet snedvrider konkurrensen och den ekonomiska balansen rubbas på ett betydande sätt till Cambios fördel menar byrån.
– Ändringen är enligt vår bedömning därför otillåten, skriver de i sin granskning.
Advokatbyrån föreslår också hur regionerna bör agera ifall en konkurrerande leverantör ansöker om överprövning efter ändringen. De säger att regionerna naturligtvis ska argumentera i förvaltningsdomstolen för att ändringarna är tillåtna.
”Däremot måste noggrant övervägas om regionerna ska yrka att avtalet ska bestå, även om förutsättningarna för ogiltighet föreligger. Får avtalet bestå, vilket med hänsyn till systemets användningsområden är mycket sannolikt, kan en konkurrerande leverantör ha rätt till ett mycket omfattande skadeståndsanspråk. Detta eftersom avtalets värde är mycket högt och dess löptid är lång.”
Om leverantören bryter mot avtalet ska de sanktioner som finns, det vill säga viten, användas.
Det kan ha uppstått ett helt nytt ramavtal genom det nya tilläggsavtalet.
Nio regioner i länet har upphandlat ett nytt samarbetsavtal.
Trots detta beslutade alla nio regioner att genomföra tilläggsavtalet.
– Det är en sanning med modifikation, kan man säga. Advokatbyrån hade ett uppdrag att titta på och göra ett tilläggsavtal utifrån vissa premisser. Utifrån de premisserna avrådde de från att teckna ett tilläggsavtal, säger Svensson.
När de förde ett resonemang med advokatbyrån utifrån andra premisser så säger Tommy Svensson att advokatbyrån ändrade sig. De ändrade också byråns uppdrag.
– Nu har de tittat på det utifrån en annan vinkel utifrån mer de behov vi har och de risker som finns med att inte göra det. Då lägger de liksom en annan syn på det, säger Svensson.
Regionrådet Peter Olofsson (S) menar att de har haft uppe denna fråga på absolut högsta nivå. När VK frågar vilken den högsta nivån är svarar han:
– Ja, kring kompetens kring upphandlingsfrågor och så vidare. Det är ju inte så att alla jurister har samma åsikt. Utan det var väl till sist en samlad bedömning som vi gjorde gemensamt alla nio regioner. Det är ju inte vi själva som har tagit beslutet ensamt.
Regionerna hade möjlighet att utkräva vite men avstod från det. Det var viktigare att få till ett fungerande journalsystem.
Vitet kunde uppgå till 40 procent av kontraktssumman som för Västerbottens del ligger på över en miljard kronor.
Han säger att andra jurister har haft andra åsikter och menat att tilläggsavtalet är ok. Vilka dessa jurister är kan han dock inte svara på.
Regionen skulle ha haft rätt till ett mycket stort skadestånd från Cambio på grund av förseningarna. Nu valde de att avstå från detta.
– Vi gjorde en riskbedömning utifrån andra perspektiv. Utifrån hur avtalet är beskrivet så är skadeståndssummorna väldigt stora och vår riskbedömning i grund och botten byggde på att om vi skulle ha drivit det vidare då hade vi inte fått ett införande 2024. Då hade vi fått göra om hela processen och vi hade varit i en rättstvist som förmodligen hade pågått under flera år, säger Tommy Svensson.
Olle Lundin är professor vid Uppsala universitet och expert i förvaltningsrätt.
VK har talat med Olle Lundin, professor i förvaltningsrätt. Han säger att när det gäller tilläggsavtal så ska det handla om små ändringar.
– Det får inte vara stora ändringar och framför allt inte sådana som har sin grund i de skallkrav som fanns i huvudavtalet. I så fall så ser ju uppdraget annorlunda ut och då hade ju andra leverantörer kunnat vara med, säger han.
Revisorerna har ännu inte fått insyn i vad tilläggsavtalet innehåller. Däremot har de haft synpunkter på hanteringen av avtalet. Hur detta hanterades skiljer sig kraftigt mellan regionerna. Det visar en granskning som Region Västerbottens revisorer har gjort.
I Västerbotten, Västernorrland, Örebro och Halland fanns det brister i hanteringen. Kritiken mot Region Västerbotten handlar om att regionen sekretessbelade beslutsprotokollet från det beslut som togs i december. Protokollet diariefördes men det var varken korrekt justerat eller anslaget. Det var först efter att revisionskontoret påpekat detta som det anslogs och justerades. Detta var den 6 mars i år.
– Det var helt enkelt så att vi visste inte bättre hur vi skulle förhålla oss till de delarna, förklarar Tommy Svensson.
Det gick inte att ändra något i huvudavtalet. Därför tecknades ett tilläggsavtal, säger Tommy Svensson.
Ett tilläggsavtal som detta kan prövas inom 6 månader. Konkurrensverket kan granska hur hanteringen har gått till, påpekar Olle Lundin.
– Det är ett ovanligt agerande och jag kan inte annat än bedöma att det strider mot LOU om det är så att de har avtalat bort ett antal skallkrav. Då har de ju avvikit mot själva upphandlingen och då är det en ny upphandling som ska göras.
Besluten kring tilläggsavtalen togs i december. Det innebär alltså att det nu är med väldigt liten marginal som en eventuell prövning om avtalet är riktigt kan ske.
– Så är det men jag vet att både Tommy och jag har deltagit när vi har redovisat detta för revisorerna, kommenterar Peter Olofsson.
Handling som visar hur regionerna hanterar tilläggsavtalet olika.
Olofsson nekar till att de var den enda regionen som sekretessbelagt protokollet när det gäller tilläggsavtalet. Detta trots att en sammanställning som revisorerna har gjort visar på detta.
– Då får det stå för dem, för i vårt resonemang så har vi hanterat det på samma sätt i regionerna, säger han.
Svensson säger att alla regionerna har sekretessbelagt avtalets innehåll, däremot har beslutet hanterats olika.
– Det var där vi gjorde fel i vår administrativa hantering. Men det fanns inte något uppsåt i det, säger han.
Svensson säger också att det är av samma anledning som de anslog och justerade beslutet så sent som den 6 mars.
Peter Olofsson vill inte kommentera varför justeringen inte sköttes som den skulle och beslutet inte anslogs. Han menar att det handlade om mänskliga faktorn.
– Jag känner inte att jag vill hänga ut någon, säger han.