Regiondirektören Tommy Svensson.
Beslutet om tilläggsavtal togs formellt av regionstyrelsen den 6 december förra året. Enligt regionens revisorer upprättades ett separat protokoll som märktes med en sekretessmarkering. I huvudprotokollet för mötet hade ärendet rubriken ”Sekretessärende gällande leverantörsfråga”.
Av huvudprotokollet framgick att ett separat protokoll upprättades för beslutet, skriver VK. Det separata protokollet var dock inte korrekt justerat och anslaget. Det var först efter att revisionskontoret började att fråga efter det som protokollet justerades och anslog. Det var först tre månader efter beslutet, den 6 mars.
Utifrån sett så verkar det som om Regionen, genom att sekretessbelägga beslutet om tilläggsavtal, inte justera det och inte anslå det förrän den 6 mars, har försökt att hemlighålla avtalet för eventuella konkurrenter till Cambio. Detta är dock något som Tommy Svensson förnekar.
– Vi har inte försökt hemlighålla utan som jag sa så blev det fel i den administrativa hanteringen. Vi har inte haft något uppsåt.
På frågan om man inte, genom att införa ett tilläggsavtal, tar bort en del av de skallkrav som fanns i huvudavtalet, som var grundläggande i upphandlingen, svarar Tommy Svensson.
– Till viss del så lättar man upp det genom att man också behöver titta på det utifrån de givna förutsättningarna här och nu.
Han pekar bland annat på kriget i Ukraina och vissa tekniska utmaningar som de inte kunde förutse. Om detta hade fungerat så skulle det, enligt Svensson, inte ha behövts ett tilläggsavtal.
Victoria Westergren är upphandlingsjurist vid Upphandlingsmyndigheten. VK har frågat henne om det finns något tillfälle då man kan bortse från skallkraven i en offentlig upphandling, med hänvisning till att behovet av att genomföra kontraktet är så pass stort.
– Det finns en bestämmelse som säger att om det inte är väsentliga ändringar så får man göra det, säger Westergren. Vad som är väsentligt är dock en bedömningsfråga. Men man kan säga att när ändringen kan innebära att fler hade velat vara med och lämna anbud? Då anses det vara en väsentlig ändring.
Victoria Westergren, upphandlingsjurist vid Upphandlingsmyndigheten.
I bestämmelsen står det att om det införs nya villkor, som om de hade ingått i den ursprungliga upphandlingen, skulle ha medfört att andra anbudssökande bjudits in och fått lämna anbud, att andra anbud ingått i utvärderingen eller att ytterligare leverantörer skulle ha deltagit i upphandlingen – då ska en ny upphandling göras.
– Har man tagit bort ett obligatoriskt krav kan det ju faktiskt vara så att fler hade varit intresserade eller att andra, som hade fallit på de obligatoriska kraven, hade kunnat vara med. Men det är en bedömningsfråga och det är bara en domstol i slutändan som kan göra bedömningen om det har varit en tillåten ändring, säger Victoria Westergren.
Att ett innehåll i ett avtal av det här slaget sekretessbeläggs är inte helt ovanligt. Däremot är det viktigt att man talar om att ett avtal har ingåtts. Det är det som Region Västerbotten inte gjorde från början. Det var först den 6 mars som det kom till allmän kännedom.
– En leverantör kan dock överklaga sekretessbeslutet och begära att en domstol lämnar ut det här avtalet, säger Victoria Westergren.
Patrik Lundström, jurist vid Konkurrensverket, säger att det finns regler för hur och när man får ändra ett ingånget avtal.
Patrik Lundström, jurist vid Konkurrensverket, säger att det finns regler för hur och när man får ändra ett ingånget avtal.
– Det finns en ändring som heter oförutsägbara omständigheter. Det innebär att man får ändra i ett avtal utan en ny upphandling. Då krävs det att man inte kunde ha förutsett detta då man beslutade om en tilldelning, säger han.
Det får dock inte innebära att man får ändra kontraktets övergripande karaktär eller att värdet av kontraktet ökar med mer än 50 procent. Om flera ändringar genomförs ska begränsningen om ökningen av värdet tillämpas vid varje enskild ändring.
Olle Lundin, expert i förvaltningsrätt.
Besluten kring tilläggsavtalen togs i december. Det innebär att det nu är med väldigt liten marginal som en eventuell prövning om avtalet är riktigt kan ske. Ett tilläggsavtal som detta kan prövas inom sex månader. Även om, som i Västerbottens fall, tilläggsavtalet ”gömdes” genom sekretessbeläggning, ett icke justerat protokoll och att protokollet inte anslogs så kan Konkurrensverket gå in och granska hur hanteringen har gått till berättar professor Olle Lundin som är expert i förvaltningsrätt.
– Det är ett ovanligt agerande och jag kan inte annat än bedöma att det strider mot LOU om det är så att de har avtalat bort ett antal skallkrav. Då har de ju avvikit mot själva upphandlingen och då är det en ny upphandling som ska göras, säger Lundin.
På frågan hur konkurrenterna nu, då tidsfristen börjar att gå ut, ska kunna överklaga beslutet, svarar Tommy Svensson.
– Tredjepart kan inte överklaga beslutet däremot kan tredjepart välja att driva en process mot att ett tilläggsavtal och dess innehåll har tecknats. Vad ingången i den processen skulle vara kan nog endast den som väcker frågan svara på.
Fakta
Så säger lagen
Huvudregeln är att upphandlande kontrakt, ramavtal och koncessioner inte får ändras utan att det genomförs en ny upphandling.
Det finns dock särskilda bestämmelser om ändringar av avtal som kan göras av ett upphandlat avtal utan att det krävs en ny upphandling.
De ändringar som är tillåtna handlar ändringar av ett mindre värde, ändringar som genomförs i enlighet med en ändrings- eller optionsklausul eller genom kompletterande beställningar. Ändringar till följd av oförutsebara omständigheter är också möjliga liksom ändringar som avser byte av leverantör eller ändringar som inte är väsentliga.
Källa: Upphandlingsmyndigheten