För vissa verksamheter fungerar flexkontoret väldigt bra, men för andra känns det bara jobbigt att tvingas lämna en "clean desk" efter sig.
Hur kontoret ska se ut är en fråga som engagerar, och det har den alltid gjort, förklarar Lisbeth Slunga Järvholm, som är professor vid institutionen för folkhälsa och klinisk medicin i Umeå. Trenderna har växlat lite fram och tillbaka. På 60- och 70-talet framhölls det egna rummet, som har det lätt klaustrofobiska namnet cellkontor, som det ultimata. Att ha eget rum ansågs nästan som en grundläggande rättighet, i alla fall i Sverige, berättar hon. Motståndet mot de framväxande kontorslandskapen var stort och hängde kvar länge. Kanske finns vissa rester kvar än i dag.
– För arbetsgivare handlar det ju om att spara kontorsyta så det har funnits rätt starka incitament som drivit på utvecklingen mot kontorslandskap. Den gamla typen var inte populär, men när IT-tekniken kom fick vi ett helt nytt läge. När man inte längre behövde flytta runt en massa papper och pärmar slog flexkontoret igenom på allvar.
Även om många i dag vant sig vid tanken på att inte ha ett eget rum kan känslan av att inte heller ha en egen stol vara tudelad. Flexkontor innebär kontorsytor där det inte finns några fasta platser, man sätter sig helt enkelt där det passar bäst, beroende på arbetsuppgifter, När dagen är slut lämnar man en ”clean desk” efter sig till kollegan som står på tur.
Hur har de det själva på jobbet? Lisbeth Slunga Järvholm har eget cellkontor. Eftersom hon ofta har fysiska möten i sitt rum, och är beroende av en hel del icke-digitaliserat material skulle det vara svårt att sitta i ett flexlandskap. Sedan är det en fördel att kunna stänga dörren när man behöver koncentrera sig, tycker hon. Även Viktoria Wahlström sitter i ett cellkontor, men hon jobbar hemma ett par dagar i veckan.– För mig funkar bättre att vara hemma när jag måste gå in i koncentrationsbubblan.
– Flexkontor lanseras som det nya moderna sättet att arbeta. Man tänker att det är roligt att röra sig runt lite, att detta kan skapa ett driv där man samverkar mer effektivt. För vissa verksamheter fungerar det här väldigt bra, men för andra uppstår en del problem, säger Lisbeth Slunga Järvholm.
För knappt tio år sedan fick hon och hennes forskarkollegor en unik möjlighet att ta reda på mer om hur den här typen av arbetsmiljö fungerar. Universitetet kontaktades då av Ö-viks kommun som höll på att byta lokaler. Hälften av personalen skulle fortsätta att jobba i cellkontor, medan den andra hälften skulle flytta till ett nyrenoverat flexkontor. Forskarna kunde genomföra enkäter och intervjuer bland medarbetarna för att jämföra de två grupperna, och det visade sig att upplevelserna skilde sig ganska mycket åt.
Lisbeth Slunga Järvholm (bilden) och Viktoria Wahlström forskar om kontorsmiljöer.
Nöjdast var de som fått stanna kvar i eget rum. Flexkontoret uppskattades också, framför allt av chefer, men det fanns problem. En del tyckte att det blev svårare att koncentrera sig, och här fanns ingen skillnad i upplevelse mellan yngre och äldre, eller mellan män och kvinnor. Viktoria Wahlström, som var doktorand i projektet, konstaterar att viktiga faktorer ibland glöms bort när flexkontoret ska utformas.
– Om man inte har behov av att växla miljö utan behöver fokusera på sin egen uppgift, ja då har man inte så stor glädje av ett flexkontor. Det blir snarare ett störande moment, kanske ett stressmoment. För dem som jobbar mycket med andra och som drar nytta av spontana möten kan det däremot vara positivt. Det är alltså inte så att flexkontor automatiskt är något dåligt, men det krävs en ordentlig analys för att ta reda på vad folk jobbar med och hur de jobbar innan miljön utformas, förklarar hon.
Många som vande sig vid att jobba hemma under pandemin vill gärna fortsätta med det, i alla fall till viss del, och kanske är det något som en attraktiv arbetsgivare måste kunna erbjuda.
Även andra studier om flexkontorens för- och nackdelar pekar åt samma håll. Högskolan i Gävle har tittat på produktiviteten i olika kontorslandskap och kom fram till att åtta av tio som jobbar i öppna kontorslösningar störs av ljud, framför allt av bakgrundssamtal, skvaller och högljudda telefonröster, något som också sänker produktiviteten med upp till 66 procent. En annan Gävlestudie visade att medarbetarnas prestation ökade med 20 procent om de gick från en kontorsmiljö utan restriktioner om hur man fick prata, till att jobba i ett eget rum.
Att anpassa flexkontoren för personer med speciella behov är ytterligare ett problem, menar Lisbeth Slunga Järvholm. En medarbetare kanske använder en speciell stol, någon annan mår bäst av ett minimum av intryck, medan en tredje behöver ett speciellt ljus. Att skapa individuella och inkluderande lösningar är en stor utmaning, och det är lätt hänt att de medarbetare som behöver speciallösningar känner sig utpekade.
Tips för återhämtning.
Det gäller dessutom att ta höjd för att läget snabbt kan förändras, och att då veta vem som har det övergripande arbetsmiljöansvaret, förklarar Viktoria Wahlström. En förändring av det mer extrema slaget är ju pandemin, som blev en slags hästspark in i framtiden. Den har även förändrat synen på var och hur vi ska arbeta på ett rätt genomgripande sätt
Många har vant sig vid att jobba hemma någon eller några dagar i veckan så hybridkontoret, som det kallas, är sannolikt här för att stanna. Och frågan hur detta egentligen ska fungera är något som Viktoria Wahlström nu försöker ta reda på, hon leder ett nytt treårigt forskningsprojekt där de kommunanställda i Ö-vik ännu en gång kommer att bjudas in till en enkätundersökning och intervjuer.
– Så här ser det ut på många arbetsplatser i dag. De som kan, vill jobba hemifrån åtminstone en del av sin arbetstid, och kanske är detta något som en attraktiv arbetsgivare måste kunna erbjuda. Samtidigt gäller det också att skapa kontorsmiljöer som gör att folk faktiskt vill jobba där i stället för hemma. Det här är det stora experiment som många verksamheter är inne i nu, säger Lisbeth.
Lisbeth Slunga Järvholm och Viktoria Wahlström (bilden) forskar om kontorsmiljöer.
– Hybridkontoret ger en flexibilitet som underlättar, men samtidigt uppstår en hel del frågor. Hur får man helheten i en verksamhet att fungera när medarbetarna är utspridda och vad händer när många spontana möten försvinner? Hur är det att vara chef i det här mer flytande landskapet som bygger på ett tillitsbaserat ledarskap? Det är några av frågorna vi kommer att undersöka i det nya projektet, säger Viktoria Wahlström
Det brukar skojas en del om att ”jobba hemma” men de flesta studier visar att de allra flesta gör det de ska och kanske lite till för att bevisa att man faktiskt klarar av att ta ansvar, menar hon. Något som däremot är svårare att mäta är vad som händer med oss när vi inte träffar våra kollegor lika ofta.
– Att vara effektiv handlar också om att må bra. Att skratta med kollegor är ett av de bästa sätten att återhämta sig under en arbetsdag. Vi bygger relationer med de vi sitter nära, och den här dynamiken, glädjen att prata med och peppa varandra, kan förändras när vi sitter mer hemma. Vi ska försöka fånga in även detta i studien och kommer att fråga om gränsdragning mellan arbete och fritid för att förstå fördelarna och nackdelarna med hybridarbetet mer på djupet. Om ett drygt år kan vi nog presentera de första resultaten, säger Viktoria Wahlström.
Gränsdragningar
Kristina Palm, docent i industriell arbetsvetenskap vid KTH, forskar om distansarbete och har tillsammans med sin forskargrupp identifierat sju typer som hanterar gränsdragningen mellan privatlivet och jobbet på lite olika sätt.
Ingen av strategierna uppges vara sämre eller bättre, men det kan vara bra att veta hur och varför man drar sina gränser samt förstå att ens agerande kan påverka kollegor, menar Kristina Palm.
Vilken av dessa kategorier stämmer bäst på dig?
Totalsepareraren: Jobbet och det privata är helt skilda sfärer så här är det separata mobiler och mejlkonton som gäller för att vara helt säker på att det aldrig blir någon sammanblandning.
Platssepareraren: Befinner du dig på kontoret, ja då jobbar du, oavsett vad klockan visar. Är du hemma=fritid. Det är alltså platsen som är helt avgörande för dig.
Tidssepareraren: Du jobbar dina timmar som du ska, loggar in klockan åtta och loggar ut klockan fem. Prick! Oavsett om du sitter på kontoret eller ligger i badkaret, platsen där du jobbar är alltså av mindre vikt.
Privatlivsintegreraren: Om barnen skickar ett sms på arbetstid måste du ju svara, samma sak om det handlar om att boka ett läkarbesök eller om du behöver dra en liten snabb kik på Hemnet. Du låter privatlivet glida in i arbetslivet lite nu och då, men inte tvärtom. Inget jobb på fritiden är en viktig regel.
Arbetslivsintegreraren: På jobbet jobbar man och på fritiden … ja då kanske man jobbar ibland, när det behövs, lite nu och då. Du gör inget privat under arbetstid, men kan tänka dig att sköta små eller stora jobbuppgifter hemma.
Totalintegreraren: Här finns inga gränser utan det mesta flyter. Du kollar mejlen i sängen, direkt på morgonen, skickar några mejl innan frukost och passar på att storhandla när det ändå är lugnt på kontoret på eftermiddagen. Totalintegreraren trivs med att låta det flöda åt båda håll, hela tiden.
”Växlaren”: Här finns ingen exakt strategi eller mönster. Du har inga regler för gränsdragningen mellan privatliv och jobb, utan trivs med att ta det som det kommer och kan anpassa dig efter vad situationen kräver.