Cheferna Lotta Nilsson och Åsa Hedlund läser Robins mejl tillsammans med lönekonsulten Astrid Lindberg.
Före det har hen gått en inskolning på cirka en månad. Robotens arbetsnamn är Robin och i dag är det oklart om det är en han eller hon så vi kallar den hen.
Robin har sitt kontor i en serverhall i Umeå och har som arbetsuppgift att hantera scheman och kontera vikariekostnader för skola och barnomsorg.
– Robin är ganska osynlig och inte särskilt sällskaplig, säger lönekonsulten Astrid Lindberg.
– Nej, hen bidrar inte så mycket i fikarummet, men är väldigt kompetent, tillägger lönechef Åsa Hedlund.
Noggrann
Så mycket livstecken får medarbetarna inte av Robin, annat än när hen skickar mejl för att berätta att en uppgift blivit gjord eller att det inte har gått att göra uppgiften. Schemat jobbar Robin med under kontorstid men vikarieuppgifterna sköts efter kontorstid.
– Det kräver mer tid och arbetsro. Robin går igenom alla timvikariers arbetstider och ser till att allt bokförts rätt. Hen är mer kvalitetssäker i vissa moment än lönekonsulterna och kontrollerar alltid en extra grej, som vi ibland sett att vi missar. Det kommer att underlätta i nästa steg när ekonomerna tar vid, säger lönekonsulten Åsa Vidmark.
En av Robins egenheter är det fotografiska minnet. Även det gör att felen blir färre, då siffror förs från ett system till ett annat.
Idén att skaffa en robot kom för cirka ett år sedan då lönecheferna Åsa Hedlund och Lotta Nilsson besökte eventet HR goes digital. De var inte alls inne på att skaffa en robot, men där träffade de en person som spådde att robotiseringen skulle ske i stor utsträckning inom lönesektorn.
”I dag är det svårt att få tag i kvalificerade lönekonsulter och vi har också flera pensionsavgångar på gång.”
Även förvaltningen, Support och lokaler, funderade på att digitaliseringsmöjligheter. De hade bland annat sett att Trelleborg satsat på automatiserad handläggning av försörjningsstöd.
– Alla pratade om det och vi ville också testa. Löneområdet kändes utmärkt att testa detta på. De är bara vi och Stockholms stad som gör det nu, säger Henrik Näslund, kvalitetscontroller vid kommunen.
Sedan gick det fort. Lönecenter gjorde en analys av arbetet och plockade fram processer som skulle vara lämpliga att automatisera. Det handlar om regelstyrda processer – inte beslutsfattande. Mjukvara införskaffades från företaget UI Path som sysslar med automatisering.
Mindre inmatning
Lönekonsulterna är inte oroade över att de ska förlora jobbet på grund av Robin.
– Vi kommer att ha jobb. Jag kan lägga mer kraft på saker som bär frukt, ge bättre service mot kunderna och utbilda mer i verksamheterna, istället för att knappa in siffror, säger Åsa Vidmark.
– Jag hoppas det blir mindre jobb. I dag är det svårt att få tag i kvalificerade lönekonsulter och vi har också flera pensionsavgångar på gång, säger Åsa Hedlund.