Maria Ekberg Brännström, vd för Sara kulturhus, pudlar angående sen planering: ”Vi skulle ha gjort en plan b, det gjorde vi nu inte och det var otroligt korkat.”
Snart invigs Sara kulturhus. Norran har under en längre tid nåtts av signaler om att det råder kaos bakom kulisserna. Det handlar bland annat om att planeringen av öppnandet ska ha startat sent, först strax före semestern. Anonyma röster har även lyft kritik gällande kulturhusbolagets bristande kommunikation, både utåt och internt. Det ska också ha funnits en frustration kring förseningar i bygget, bland annat att en del scener inte kan användas förrän oktober. Men få har velat prata om det öppet. För att få en tydligare bild begärde Norran därför ut ett större antal mejl mellan flera nyckelpersoner runt kulturhusbolaget.
Mejlen visar bland annat att stora delar av arbetet inför öppningen utförts av konsulter, samt kommunens kommunikatörer.
En kommunikationsplan för kulturhusets öppnande skickas först den 1 juli – mitt i semestertider – från kommunens marknadschef Helena Renström till kulturhusbolagets vd, Maria Ekberg Brännström.
I ett mejl den 23 augusti framkommer att några inbjudningar till invigningen ännu inte skickats ut. Det är kommunens kommunikationschef som påpekar att de behöver ”en lista för de personer som ska få inbjudan.” Hon ger även förslag på personer som borde ingå, och säger att det säkert finns fler som hon inte kommer på just nu.
I mejlet framgår också att det finns personer som undrat över öppningen, exempelvis ”arkitekter, leverantörer osv som ställer frågor om de ska komma eller inte.”
Det är då två veckor kvar till öppningen. Mejlet går till bland annat kulturhusets vd.
Ett annat mejl, som skickas tre dagar senare, avslöjar att en av de större verksamheterna i huset inte upplever sig fått information angående invigningen, över huvudtaget. Det är Mikke Ejrevi, kultur- och bibliotekschef, som mejlar kommunens marknadschef, som han uppfattar som involverad i invigningsprogrammet.
”Vi verksamheter känner oss ganska ”off” i vad som ska hända och ske kopplat till invigningen. Kommunikationen från Kulturhusbolaget har varit över tid typ obefintlig. Tyvärr. Förstår att de har mycket, men ändå. Bra med någon slags info idag.”
Det är den 26 augusti. Samma dag som kommunen skickar ut ett första pressmeddelande om kulturhusöppningen.
Mikke Ejrevi skriver också: ”Finns det möjlighet att inkludera verksamheterna på något sätt? Ska det vara någon sorts dialogdel i den digitala sändningen där verksamheterna kan få plats och berätta om vårt erbjudande?”
Helena Renström svarar då att marknadsenheten är mer inkopplad i själva kommunikationen än i programplaneringen, men att verksamheterna självklart ska få vara med. Hon hänvisar Ejrevi vidare till en konsult som arbetar med programmet.
När Norran kontaktar Mikke Ejrevi inför öppningen vill han tona ned sina formuleringar gällande den ”obefintliga kommunikationen”.
– Det var klumpigt uttryckt av mig och det ber jag om ursäkt för. Jag eftersökte mer information, och jag fick det, säger han.
Två veckor före invigningen skriver du att ni kände er ”off i vad som ska ske kopplat till invigningen”.
– Vi kände till vad vi skulle göra, naturligtvis, men vi kände inte till helheten. Det är förstås en utmaning att få ihop allt, det är ett väldigt stort projekt. På så många olika sätt. Bygget i sig, och alla verksamheter som ska verka där. Vi kände helt enkelt att vi behövde synka vårt med vad alla andra gjorde.
Borde ni inte alla varit väl insatta i det – med mindre än två veckor till öppningen?
– Under rådande förutsättningar med en pågående byggprocess och pandemi har jag stor respekt för att beslut måste tas nära inpå eller ändras med kort varsel. Jag ser inga konstigheter med det, säger Mikke Ejrevi.
Fransesca Quartey, chef för Västerbottensteatern, har förståelse för det Mikke uttrycker i mejlet, men har delvis en annan upplevelse. Hon berättar att det pågick ett intensivt arbete under våren mellan teatern och kulturhusbolaget om det starkt kritiserade ramverket.
– Det tog mycket tid i anspråk, då pausades de partsgemensamma samtal vi tidigare haft mellan kulturhusbolag, bibliotek och museum. Det påverkade säkert.
En stor invigning som planeras först under sommaren, och inbjudningar som skickas ut mindre än två veckor före öppningen. Hur ser du på det?
– Det är inte min uppgift att svara för någon annans verksamhet. Jag kan bara redogöra för hur det fungerar hos oss. När vi exempelvis planerade Musikanternas uttåg var allt planerat ett år i förväg. Med det sagt, så rör det sig så klart om helt olika verksamheter, med olika förutsättningar, och det pågår en pandemi.
Maria Ekberg Brännström, vd för kulturhusbolaget, förstår att den sena planeringen kan upplevas som bristande planering.
– Det kan den säkert. Och med facit i hand borde vi gjort annorlunda. Men vi hade en förhoppning om att hösten skulle se bättre ut än den gör. Vi borde haft en plan b, vi gjorde ingen sådan. Det var dåligt och kan bara göras bättre, säger hon.
Varför kom ni igång så sent?
– Pandemin har självklart påverkat hur vi måste förhålla oss till situationen. Ibland blir det fel. Men jag tycker fortsatt att vi har svängt om snabbt, sedan kan man alltid ha åsikter om att saker kunde göras annorlunda.
Borde vi inte kunna vänta oss bättre planering av ett kommunalt bolag, och innebär det inte merkostnader att ta in konsulter i sista sekund?
– Jo, men jag tänker att vi gjort vårt bästa. Vi kunde säkert gjort annorlunda, men nu är det som det är. Nu vill vi göra en så bra öppning som möjligt för både besökare och medborgare.
Två veckor före invigningen var inbjudningar inte utskickade. När kom de iväg?
– Det har nog gått lite omlott, när vi talar om inbjudna som involverade arkitekter och leverantörer, så har de ju vetat vilket datum kulturhuset ska öppna. Det har vi kommunicerat sedan länge.
Ändå står det i ett mejl den 23 augusti ”och så har vi arkitekter, leverantörer osv som ställer frågor om de ska komma eller inte”.
– Vi har kommunicerat datum för öppningen i nästan ett år och arkitekterna sitter här i dag och de har aldrig haft någon annan ambition än att vara här. Jag känner inte att de skulle känna att de inte fått information.
Ni bollar en lista på namn, alltifrån politiker, tjänstemän och leverantörer som ska bjudas in. Mindre än två veckor före öppningen.
– Ja, vad vi har sagt gällande den listan är att alla är välkomna naturligtvis, men under rådande omständigheter så har vi också uppmanat människor att delta digitalt.
Men det kunde väl stått i en inbjudan – med lite bättre framförhållning?
– Ja, det kunde det. Det finns säkert många åsikter om när och hur man ska göra saker. Nu gjorde vi det så här.
Hur ser du på det Mikke Ejrevi skriver?
– Alltså, kommunikation är nog det svåraste som finns. Det går alltid att göra bättre, och det är väl bara att göra bättre, tänker jag. Men det har aldrig varit så att någon varit exkluderad.
Är det inte ett misslyckande att kultur- och bibliotekschefen skriver ett mejl om att han känner sig ”off” så kort inpå öppningen?
– Nu är det ju så att det här mejlet inte gått till mig.
Men vad säger du om det han skriver?
– Om han uppfattar att han inte fått någon kommunikation, så får jag ta till mig det och tänka att jag måste göra bättre.
Hur blev det då – får verksamheterna en plats i invigningsprogrammet?
– Ja, de är alla med i livesändningen, utom Fabian Arnheim som inte kan vara på plats.
När blev det klart?
– Ja, det är inte jag som arbetat med just det.
Men det bör ju vara efter den 26 augusti, med tanke på Mikke Ejrevis mejl.
– Vi har planerat och man kan tycka mycket, det är helt okej. Jag förstår också att det kan finnas frustration. Jag tar det till mig och kan bara säga att jag kan göra bättre. Gjort är gjort. Jag har pratat med Mikke.