Samuel Lundqvist, ekonomichef på Skellefteå kommun.
När kommun eller bolag står för kostnader för mat så kallas det representation. Det kan handla om att man lunchar med en kund eller att verksamheten bjuder medarbetarna på en lunch under en utbildningsdag. Måltiden ska då ha ett direkt syfte att gynna verksamheten. Representationen är avdragsgill för arbetsgivaren.
Möjligheten kan också missbrukas genom att exempelvis låta företaget stå för rena sällskapsmiddagar bara för att vara trevlig eller genom att medarbetare titt som tätt har "planeringsmöten" på de lokala lunchrestaurangerna, mest för att vara sociala och få ett gratis mål mat.
Kostnader för luncher som inte är intern representation borde istället bokföras som personalkostnad och förmånsbeskattas. För att veta vad som är vad och att detta inte missbrukas så krävs att måltiden är väldokumenterad, med syfte och innehållsbeskrivning, samt deltagarlistor.
Norran ville kolla hur det såg ut i det kommunala bolaget Sara kulturhus och begärde ut transaktioner och kvitton. Det visar sig att vid de 68 tillfällen då kulturhusets personal representerat saknas kvitton vid fem tillfällen. Det handlar om kostnader på nästan 3 560 kronor. Sammanlagt har det representerats för drygt 173 000 kronor sedan starten 2020.
I fyra fall saknas syfte med representationen och vid fem tillfällen saknas uppgifter om vilka som deltagit. En betydande del av representationen har att göra med invigningen av Sara kulturhus som kostade dryga 50 000 kronor i mat och vin enligt kvittona som Norran fått.
Bland kvittona finns julluncher, teambuilding och utbildning med som intern representation. Enligt Skatteverket är det okej att ha ett par större tillställningar per år med mat, såsom julbord eller firmafest eller viktiga informationsmöten och utbildningsdagar.
Men det som sticker ut är de cirka 15 måltiderna kollegor emellan. Då har vi inte räknat med de eventuella måltider som det saknas kvitton till eller styrelsens middagar. Vi återkommer till detta.
Dessa måltider går under beteckningar som teamlunch, arbetslunch, välkomstlunch, sommarlunch och möte. Ofta deltar bara ett fåtal anställda på dessa luncher. Informationen om måltidernas syfte är också knapphändiga.
Enligt information från kulturhuset kan det exempelvis handla om planering för webbplatsen, möte om förändring och utveckling, som genomförts av två personer på Espressohouse. Sommarluncherna på Hälsobaren deltog ett fåtal personer i och det gick ut på att planera sommarmånaderna. Två i ledningen käkade på Wasushi och sysslade samtidigt med verksamhetsplanering och planering av rekrytering. Välkomstlunchen handlade om att introducera en ny medarbetare, på Bryggargatan.
Det kan vara svårt att avgöra om detta är intern representation eller personalkostnader som alltså ska förmånsbeskattas. Enligt Skatteverket är det mer ok att kalla det intern representation om det handlar om ett informationsmöte om en omorganisation dit man kallar hela arbetsstyrkan än om en mindre grupp har möte och lunchar ihop.
När Norran ställer frågor om alla dessa luncher få vi besked om att det har skett ett misstag. Det är flera poster, oklart hur många, som borde ha bokförts som personalkostnader. Någon förmånsbeskattning har dock inte gjorts fram till 2022, meddelas från kulturhusets vd.
Vi frågar då Samuel Lundqvist, kommunens ekonomichef, vad som gäller. Han skriver i ett mejl att de flesta interna möten kan klassificeras in i det som Skatteverket anser är intern representation och då ska inte förtäringen förmånsbeskattas.
"Det finns dock undantag som möten för information och planering av det löpande arbetet. I dessa fall ska eventuell förtäring tas upp som förmån men gränsdragningen är inte helt enkel att göra."
Han påpekar att gränsdragningen är svår när det gäller vad som är ett möte för löpande planering och vad som är ett informationsmöte kring ekonomi, arbetsmiljö eller utbildning.
"Löpande planering kanske oftare är något som ledningsgrupper och liknande kan hålla på med men även vid dessa möten handlar det ofta om utbildning, information om personal och liknande. Det är därför som det flesta möten är att betrakta som intern representation.
Han skriver också att det inte är helt ovanligt att svenska kommuner, regioner och privata företag bokför fel och att det då får rättas i efterhand.
Han påpekar att arbetsluncher kan förekomma, men att de alltid ska användas restriktivt.
När kan man gå på arbetslunch?
"Om man exempelvis fråntar den anställde möjligheten att ta med egen lunch, att hen befinner sig på annan ort eller att det uppstått något akut. Ett exempel kan vara att det läggs en utbildning under en hel dag på annan plats än den ordinarie arbetsplatsen."
Anna Jirstrand Sandlund berättar att de har sett över representationen.
Norran kontaktar kulturhusets vd Anna Jirstrand Sandlund för att höra hur hon ser på bristerna.
– Det finns dokumentation till representation med förklaringar och deltagare förutom gällande ett fåtal tillfällen. Det saknas underlag för representation vid fem tillfällen där representationstillfällen härrör till tidigare år. Dokumentationen har förbättrats över tid och representationen har minskat efter invigningen av Sara Kulturhus.
Hur kommer det sig att ingen reagerat på detta?
– Detta område har setts över och förbättrats. Dessutom har representationen över lag minskat.
Hur ser ni på de upprepade luncherna kollegor emellan? Ska bolaget verkligen bekosta sådant?
– Vi kan notera att det under de första åren funnits anledning till att möten förlagts under lunch för arbetsrelaterade möten. Under hektiska perioder under uppbyggnad av såväl Sara Kulturhus som verksamhet, med koordinering inom ramen för verksamhetsplanering, har lunchen använts för arbete istället för fri tid för den anställde.
– Numera förläggs arbetsrelaterade möten i regel under arbetstid utan förtäring.
Kommer ni att agera på annat sätt framöver?
– Förändringar och förbättringar är redan vidtagna. Jag har med mig ett förfaringssätt kring representation sedan tidigare och jag har gjort på det sättet sedan jag började. Det är enligt vad som är brukligt förfarande inom offentlig sektor, säger Anna Jirstrand Sandlund.
Men det är även något annat som sticker ut. Varje år har styrelsen strategidagar. Dessa har tre gånger avslutats med en lyxig middag. Första året satsade de på ett grillevent för 895 kronor per person, år två åt de sjurättersmiddag på Miss Voon för 670 kronor per person och 2022 blev det renentrécôte eller fjällröding på Bryggargatan för cirka 760 kronor per person, allt exklusive moms.
När det gäller styrelsesammanträden och årsmöten och liknande har man normalt inte skattefria måltider, enligt Skatteverket, men enklare förtäring är okej.
Vad motiverar att styrelsen får dessa middagar efter att strategidagarna avslutats på kvällen?
– Jag har varit med vid ett tillfälle 2022. Det handlade om ett stort arbete med affärsplanen för åren 2023– 2026. Det var en del av att det att träffas och som tack för arbetsinsatsen.
Norran påpekar att det skedde på kvällstid. Anna Jirstrand Sandlund svarar att den middagen genomfördes mellan de två strategidagarna.
– Vi har tre tillresta i styrelsen, säger hon.
Är det en rimlig kostnad?
– Jag tycker det har varit rimligt. Det är vad en middagssittning kostar oavsett om det är på Bryggargatan eller någon annan restaurang. Det har inte ingått alkohol. Det handlade om att äta en bit mat tillsammans och att få möjlighet att prata utöver arbetet.
Kommer ni fortsätta med dessa middagar?
– Det är inte inplanerat något nytt liknande arbete.
Norran beskriver bristerna för vice ordförande i kommunens revision Maggie Zingmark.
Hur ser du på detta?
– Det krävs mycket tydligare beskrivningar när det gäller representationen, vilka som deltog och målet med mötet och i vilken roll personerna var där, säger hon.
Brukar det se ut så här, att det saknas kvitto?
– Nej, det brukar inte se ut så. Vi har dock inte granskat just detta. Men de har en auktoriserad revisor som borde ha reagerat tycker jag.
Hur ser du på att man i stor utsträckning lunchar tillsammans?
– Det kanske kan vara okej någon gång men inte systematiskt. Det måste finnas en motivering till att man måste ha möte på lunchen. Sedan kan det som medborgare finnas anledning till att tycka att de kunde betala lunchen själva. Man måste också se till vilken förebild man är.
Är det vanligt inom kommunal verksamhet att man slarvar så?
– Kommunen har senaste tiden startat ett antal nya bolag. De har ökat mycket och de har nog ofta varit omedvetna om lagar och regler som gäller. Det är en risk man bör vara uppmärksam på i styrelserna, säger hon.
Brukar ni kontrollera efterlevnaden av regler kring representation i er revision?
– Vi gör en grundläggande granskning och sedan gör vi fördjupningar efter riskbedömningar. Det kan finnas anledning att titta på detta i granskningen av 2023.
Gäller det generellt för de nya bolagen?
– Det är i så fall något vi får titta på i revisionsgruppen eller om vi ska titta på andra större risker.
Vad kan det handla om?
– Det är också viktigt att titta på upphandlingar med tanke på bisysslor och korruption.
Vad tycker du – är det rimligt att luncha frekvent med kollegorna för att sköta löpande planering på det kommunala bolagets bekostnad och ska styrelsen få äta dyra middagar? Kommentera gärna!