Samuel Lundqvist är ekonomichef på Skellefteå kommun. Han tycker inte att kommunen favoriserar några leverantörer i dag, men säger att ”det är något de kan fundera vidare på.”
Representation kan vara både extern och intern. Den interna handlar om exempelvis gåvor till personalen, middagar och konferenser medarbetare emellan. Den externa rör sig om gåvor, middagar eller event tillsammans med aktörer som inte jobbar på kommunen.
Den interna representationen är den allra största posten. År 2019 bestod den av 10,5 miljoner. Den externa representationen låg samma år på knappt en halv miljon. År 2020 har den interna delen ökat till 13 miljoner kronor. Samtidigt minskar den externa representationen kraftigt, från en halv miljon till endast 150 000 kronor. Hittills i år har kommunen endast representerat externt för 8 000 kronor.
Den största förklaringen till minskningen är pandemin. Samuel Lundqvist är ekonomichef vid kommunen.
– Under pandemin har en större del av arbetet behövts läggas på att hantera krisen, fler träffar än tidigare har också varit tvungna att ske digitalt, vilket ju kostat mindre, säger han.
Representationskostnaden totalt, intern och extern, är cirka 24,8 miljoner kronor sedan år 2019. Ökningen mellan 2019 och 2020 förklarar Samuel Lundqvist främst med att personalen fick ytterligare en gåva pandemiåret 2020, utöver julklappen.
Men borde inte kostnaderna för catering och fika minskat mer 2020?
– Även om covid-19 stoppade mycket verksamhet var starten på året inte så påverkad. Sedan fortsatte det ändå till viss del, så det är inte konstigt att det finns kostnader för intern representation, säger Samuel Lundqvist.
Ytterligare en förklaring till ökningen har att göra med jubilarfesten 2020, fortsätter han. Den ställdes in, men kommunen fick ändå betala för en del där.
Cirka 9 miljoner har gått till gåvor till personalen och 1,3 miljoner till kommunens jubilarfest. Ytterligare en återkommande kostnad rör guldsmeder, på nästan 700 000 kronor. Det är framförallt 25-årsgåvorna till personalen.
Cateringmat är en annan stor post. Sedan 2019 är kostnaden totalt cirka 1,2 miljoner kronor. Mest tycks ha gått till DFC, Din fest på Campus, som fakturerat nästan 700 000 kronor. Medan flera andra cateringfirmor kostat mellan 100 000 och 136 000 kronor. På kaféer har det spenderats cirka en halv miljon, och på matbutiker som Coop och Ica har det shoppats för lika mycket.
Vissa restauranger sticker ut, exempelvis har kommunen representerat på personalrestaurangen för över 800 000 kronor. På hamburgerrestauranger representeras det sällan, men här finns en handfull inköp. Av DFC har man köpt cateringmat för nästan 700 000 kronor, medan man hos de flesta andra cateringsföretag handlat för mycket lägre summor. (Se faktan)
Representation omfattas inte av några ramavtal, förklarar Samuel Lundqvist, som säger att de inte vill ”begränsa sig.”
– Det är besökets natur som ska få avgöra vad vi vill visa upp av Skellefteå, säger han.
Borde ni inte i så fall försöka fördela inköp mer?
– Det är ju en ganska stor spridning redan idag, men det är väl något vi kan fundera vidare på.
Köp på företagskort en annan relativt stor post, på 166 903 kronor. Här syns inte direkt på transaktionen vad det rör sig om. Det visar sig handla mest om resor och lokal representation. Korten innehas av förvaltningschefer och andra höga chefer.
Den interna representationen gick på över tio miljoner per år 2019 och 2020. Är det nödvändiga kostnader?
– Det kan man alltid diskutera, men mycket handlar ju om gåvor till personalen och uppvaktningar i samband med högtidsdagar, pensionsavgångar eller liknande som ju är lika viktiga i en offentlig verksamhet som i en privat. Beloppet är drygt 0,1 procent av kommunens omsättning och ligger säkert i nivå med andra kommuner, säger Samuel Lundqvist.
Hur bedömer man vad det är rimligt att representera för?
– Jag tror att de nivåer vi har är rimliga. Det ser nog inte heller så olika ut mellan olika förvaltningar och enheter även om det säkert kan variera en del. Vi har ju bestämda belopp för exempelvis julgåvor till personalen.
Att den externa representationen mer eller mindre upphört under pandemin, vilka effekter kan det få?
– Det är nog inte orimligt att förvänta sig att fler av våra möten och träffar kommer att ske digitalt även i framtiden men vikten av fysiska träffar kommer finnas även framöver. Vi vill ju att fler ska upptäcka Skellefteå både som en plats att bo på men också som en plats att driva sitt företag på.
När det gäller den externa representationen, totalt 634 000 kronor sedan 2019, är det ansvarsområde ”chef näringslivsutveckling” som spenderat mest. Den avdelningen toppar listan med ett utfall på 153 735 kronor. Efter det kommer Kommunstyrelsen, som spenderat 79 283 kronor. Därefter kommer ”Chef marknad” och ”Sektionschef projekt” som representerat för 64 107 respektive 41 293 kronor.
Fakta
Kostnad 2019 –2021. Intern och extern representation. De hösta utgiftsposterna, samt ett urval av de mindre.
Caféer och konditorier
Stigs konditori 393 761
Carl-Viktor 25 313
Café Kanel 21 560
Wallins kaffe 13 833
Espresso house 7 075
Kaffa Café 3 734
Café Lilla Mari 3 563
Hjorten 3 381
Fahar café 3 275
Övriga caféer 42 248
Restaurangbesök och konferenser – utfall i kronor
Scandic hotell 1 259 307
Personalrestaurangen 828 031
Medlefors folkhögskola 646 379
Skellefteå hotell & konferens 630 562
Folkparken 568 146
Stiftsgården 394 371
Källan Hotell 307 567
Rinkside Skellefteå 178 014
Nordanågården 164 978
Hotell Aurum 100 536
Bryggargatan 97 870
Munkvikens läger 90 245
Everyday Food 89 695
Restaurang tipset 74 884
Byske Gästgivargård 65 513
Bowlingkompaniet 55 506
Burträsk Värdshus 46 208
Edelviks Folkhögskola 34 528
Piteå stadshotell 33 168
Lövångergården 20 240
Pinchos 17 706
Bishop Scandinavia 15 884
Pizzeria viking 13 852
Nygatan 57 5 701
Bianco Steakhouse 4 754
Max Burgers 1 296
Catering utfall i kronor (De största posterna, samt ett urval av de mindre)
DFC 693 387
Restaurang & Ca 136 959
Food catering 130 573
Hjortron catering 111 398
Budsba AB 74 700
Maltes Mat 64 456
Lyckostens fest 35 487
Miri catering 29 236
Övriga kostnader (Ett urval)
Cirka 150 000 kronor har gått till inköp från blomaffärer och handelsträdgårdar.
Bio- och teaterbiljetter har kostat cirka 300 000 kronor.
På Godisvågen har det shoppats för 6075 kronor.