Det var nyligen som det upptäcktes att filer med känsliga personuppgifter om personal låg i en digital mapp som inte var begränsad av sekretess. Flera arbetsgrupper på kommunen kunde komma åt mappen.
Enligt Robertsfors kommuns socialchef Jhonas Nilsson upptäcktes bristen av en medarbetare som slog larm.
– Skulle hon inte gjort det hade det dröjt ytterligare tid innan det upptäcktes, säger han till Västerbottens-Kuriren.
Jhonas Nilsson förklarar att problemet upptäcktes efter att de gjort om en ganska stor mappstruktur. Efter omstruktureringen har det också blivit tydligare för både medarbetare och chefer hur man söker information, och då har man hittat sekretessinformation på fel ställe. Informationen tror de har legat ute en längre tid, men hur länge vet inte Jhonas Nilsson.
Efter att kommunen fick vetskap om misstaget flyttade de den digitala mappen så att ingen obehörig kommer åt den och de håller just nu på att gå igenom innehållet och utreda vad som hänt. De går även igenom andra öppna mappar för att se över så inte sekretessuppgifter ligger även där. Jhonas Nilsson är dock tydlig med att det inte är något systemfel utan att det handlar om ett handhavandefel.
– Någon har sparat information på fel ställe och det är olyckligt, säger han.
Hur allvarligt är det här?
– Det är ganska allvarligt, så tillvida att det är uppgifter som enskilda kanske inte vill att andra ska känna till och som inte ska vara offentliga. Men jag kan inte uttala mig om allvarlighetsgraden i uppgifterna, utan bara om själva fenomenet.
Enligt Jhonas Nilsson så jobbar de just nu med att skriva en avvikelse och analysera vad som hänt. Beroende på vad de kommer fram till i avvikelsen kommer de besluta om ifall händelsen ska anmälas till Integritetsskyddsmyndigheten. Även om det är ett handhavandefel så tror inte Jhonas Nilsson att det kommer bli aktuellt med någon åtgärd mot någon enskild medarbetare.
– Det är nog mer vad man skulle kalla den mänsklig faktor. Men vi behöver förtydliga våra rutiner. Vi kan få kritik som verksamhet.
Hur många medarbetare som berörs av missen vet inte Jhonas Nilsson i nuläget, det håller på att utredas. Av vad som framkommit hittills handlar det främst om känsliga uppgifter om personal och inte brukare. Men vad gäller brukare är det inte helt utrett än.
– Jag kan inte säga säkert utan vi håller på att gå igenom det.