Enligt Norsjö kommuns delegeringsordning måste de största och dyraste avtalen upp på politikernas bord för beslut. Men reglerna har inte följts.
Som alla andra kommuner har Norsjö en delegeringsordning som talar om vad tjänstemännen får besluta om och vad som måste upp på politikernas bord. Den reglerar bland annat vad som gäller vid upphandlingar och tecknande av avtal.
Enligt delegeringsordningen har kommunchefen och verksamhetscheferna rätt att teckna avtal upp till tröskelvärdet, för närvarande 2 096 097 kronor.
Oppositionspolitiker vill se över kommunchefens beslutsrättOm värdet är större än så måste ärendet upp till politikerna. För avtal som ligger mellan tröskelvärdet och fem miljoner kronor har allmänna utskottet och utbildnings- och omsorgsutskottet delegation att fatta beslut.
Om avtalet är värt mer än fem miljoner måste beslutet klubbas av kommunstyrelsen. Dessutom ska delegeringsbesluten anmälas till kommunstyrelsen.
På fel nivå
Men den granskning som Norran har gjort visar att delegeringsordningen inte följs. En genomgång av de tretton största avtalen visar att det snarare är regel än undantag att avtal som egentligen skulle ha prövats av politiker har tecknats av tjänstemän.
Norran har granskat tretton av de största avtalen. Av dem har bara fyra handlagts på ett korrekt sätt.
Granskningen visar också att det hör till ovanligheterna att beslut anmäls till kommunstyrelsen.
Ett exempel är skolskjutsavtalet med Skellefteå Taxi. Där har Norsjö kommun haft kostnader på omkring 2,5 miljoner kronor per år de senaste två åren.
Ändå har varken det nya avtalet, som blev klart för några månader sedan, eller det gamla från 2015 tagits upp till politikerna för beslut.
Ingen anmälan
Avtalen har undertecknats av Therese Berg, verksamhetschef utbildning, och inget av dem har heller anmälts som delegeringsbeslut till kommunstyrelsen.
Ett annat exempel är kommunens avtal med Norsjöfrakt. Avtalen gäller snöröjning och maskintjänster med markarbeten och sträcker sig över knappt fyra år.
Experten: En fråga om ansvar och demokratiVärdet av avtalen överstiger klart tröskelvärdet, ändå har inget av dem hamnat på politikernas bord. De har skrivits under av Lars-Åke Holmgren, tidigare verksamhetschef kommunal utveckling, och inte heller här har några delegeringsbeslut anmälts till kommunstyrelsen.
– Jag kan bara beklaga i de fall vi har gjort fel och vi håller på att titta på det här, säger Katarzyna Wikström, kommunchef.
Ser över rutiner
Hon berättar att frågan har diskuterats både i ledningsgruppen och bland de upphandlingsansvariga och att det sedan i början av året pågår ett arbete med att se över rutinerna runt upphandling och avtalshantering:
Kommunchef Katarzyna Wikström beklagar att det blivit fel och säger att det nu pågår ett arbete med att rätta till rutinerna.
– Min intention är att sätta in tillräckliga resurser så att vi får en bra och rätt hantering. Det är jätteviktigt att de beslut som fattas är korrekta och tas på rätt nivå.
Vad är då orsaken till att det blivit fel? Ja enligt Katarzyna Wikström finns det inget enkelt och entydigt svar.
En förklaring kan vara att det inte har funnits en tydlig rutin i organisationen. En annan kan vara att man i perioder har bytt upphandlingsfunktion.
– Nu gör vi det vi kan för att det ska bli rätt framgent.
Hur ser du på ditt eget ansvar som kommunchef?
– Jag har ett övergripande ansvar för att vi har rutiner som ska fungera och det har det ju uppenbarligen inte gjort här. Så jag har ju det övergripande ansvaret för detta.
Robert Boström (C) menar att det är dags för kommunstyrelsen att se över din delegationsrätt, hur ser du på det?
– Det får ju kommunstyrelsen avgöra, naturligtvis.
Så sent som i februari i år presenterade PWC en revisionsrapport om inköp och upphandling för kommunstyrelsen.
I rapporten kan man bland annat läsa att ”vid intervjuer har det framförts att det tidigare funnits vissa brister angående återrapportering av delegationsbeslut men att rutinerna har styrts upp och att merparten nu återrapporteras”.
Det stämmer ju uppenbarligen inte, hur ser du på det?
– Delegationsordningen omfattar ju många fler avtal än de som finns i ditt material. Bland annat finns det många avtal på lägre nivåer. Så jag vet inte om man kan säga att det är merparten som inte återrapporterats. Det har vi inte underlag för, säger Katarzyna Wikström.
Samtidigt konstaterar hon att även revisionsrapporten har pekat på brister och att kommunen nu har ett stort arbete framför sig med att skärpa upp rutinerna kring upphandling och avtalshantering.
– Redan innan du kontaktade oss så har vi identifierat att vi har ett problem som vi måste jobba intensivt med att rätta till. Vi vill ju naturligtvis göra rätt i fortsättningen.