”Vi måste ha bättre horisont. Vi ska förvalta skattemedel så effektivt vi kan”, säger kommunchefen Anders Persson.
Robertsfors kommun ingick i början på 2021 ett ramavtal med Faradium bygg, med kontor i Sundsvall och Umeå, att företaget skulle utföra byggarbeten för planerat fastighetsunderhåll, akuta underhållsåtgärder, mindre ombyggnation och nyproduktion samt snöskottning av tak. Avtalet gällde i fyra år och hade en takvolym, maxtak, på fem miljoner kronor, vilket innefattade hela avtalsperioden.
Redan inom ett år hade företaget fakturerat Robertsfors kommun över fem miljoner kronor, de nådde då takvolymen. När det händer är kontraktet i juridisk mening avslutat, men Robertsfors kommun fortsatte ändå anlita företaget och ta emot fakturor.
I slutet på 2022 hade företaget fakturerat totalt över 22 miljoner kronor till kommunen. Det visar en granskning som VK har gjort.
Eftersom företaget överskred takvolymen bröt kommunen mot lagen om offentlig upphandling när förskolan i Ånäset inte lades ut på anbud. Då var Carin Elofsson samhällsbyggnadschef i Robertsfors kommun, hon är i dag vd på Robertsfors bostäder.
– Då gjordes en bedömning att det kunde göras inom ramavtalet. Jag kan bara konstatera att det skett en miss, säger Carin Elofsson som i övrigt säger att hon inte har mer att tillägga gällande händelsen.
Carina Elofsson slutade som samhällsbyggnadschef våren 2022. En del ansvar lades på fastighetschefen och efter Carin Elofsson klev kommunchefen Anders Persson in som tillförordnad samhällsbyggnadschef. Han säger att kommunen brustit i sina rutiner och att det blev fel redan när ramavtalet bara omfattade fem miljoner kronor, som anses vara för lågt belopp.
– Vi har skärpt åt rutinerna ganska ordentligt. Det som hänt är bara olyckligt. Det visar att vi brustit i våra rutiner, säger Anders Persson.
Nuvarande samhällsbyggnadschef Torsten Lindqvist säger att kommunen måste öka kunskapen om upphandlingar och avtal.
– Vi har inte medvetet brutit mot lagen, vi hade helt enkelt inte tillräcklig kännedom om avtalet. Då skulle vi naturligtvis ha agerat annorlunda, säger han.
Företaget har gjort två större byggprojekt inom ramavtalet, som egentligen skulle ha lagts ut på offentlig upphandling. Det ena gäller en ut- och ombyggnation av förskolan i Ånäset som genomgått en långdragen politisk process. Redan 2016 beslutade fullmäktige om att förskolan Apotekaren, som är inrymd i det gamla sjukhemmet, skulle bli en högmodern förskola med tre avdelningar. Men hur mycket förskolan skulle få kosta skapade politisk debatt som gjorde att bygget drog ut på tiden.
Det andra större byggprojektet som egentligen skulle lagts ut på offentlig upphandling är ett takbyte på biblioteket på Tundalsskolan.
Ombyggnationen av förskolan i Ånäset är nu klar.
Budgeten för takbytet låg på 2,4 miljoner kronor, men har nu kostat runt 3,9 miljoner kronor. Den totala budgeten för förskolan var 15,6 miljoner kronor, men den totala kostnaden blev nästan 19 miljoner kronor. Vad som orsakat att byggnationerna blev så mycket dyrare vet inte kommunen än.
När VK granskar fakturor som Robertsfors kommun betalat åt Faradium Bygg visar det sig att företaget har fakturerat för handskar, knivar, skyddsmasker, och maskiner, trots att det står i avtalet att det ska inkluderas i timersättning. Företaget har även fakturerat kommunen för servicebil och milersättning, trots att detta ska ingå i timpriset som kommunen betalar. Alla kostnader har godkänts av kommunen, trots att de inte följer ramavtalet. Enligt Anders Persson upptäcktes de felaktiga fakturorna i somras och pengarna ska betalas tillbaka.
– Det har vi stämt av och Faradium ska kreditera de grejerna, säger han.
Den nuvarande samhällsbyggnadschefen Torsten Lindqvist klev in på positionen i höstas. Enligt honom har kommunen godkänt överfakturering för strax under 40 000 eller strax under 70 000 kronor.
– Det handlar om tolkning av del av avtalet, det håller vi på och klargör just nu. I det här fallet handlar det om en släpvagns vara eller icke vara, säger han och tillägger att kostnader som debiterats felaktigt ska betalas tillbaka.
Enligt Faradium bygg handlar det om den mänskliga faktorn som gjort att de fakturerat för sådant som skulle ha omfattats av avtalet.
– Det sker redan samtal kring det och det ska krediteras, det är inga konstigheter, säger Marcus Halvarsson på Faradium bygg.
Takbytet på Tundalsskolan blev runt 1,5 miljon kronor dyrare än budgeterat.
Robertsfors kommun medger att de har brustit i sina rutiner, både när det gäller kontrollen av faktureringen och ramavtalet som borde ha brutits när maxsumman överskreds. Varken kommunchef Anders Persson eller samhällsbyggnadschefen Torsten Lindqvist lägger någon skuld på Faradium bygg, utan det är kommunen som gjort fel. För att misstagen inte ska upprepas har flera åtgärder vidtagits. Bland annat har en ny teknisk chef tillsatts och ett nytt ekonomisystem håller på att implementeras som ska kunna varna när avtal är på väg att löpa ut.
– Vi håller även på att ta fram en investeringspolicy som beskriver hur vi ska jobba med våra investeringar och vilken framförhållning vi ska hålla för att kunna verkställa på ett bra sätt. För att vi ska kunna upphandla måste vi även jobba med tillräcklig framförhållning, säger Torsten Lindqvist.
Även politikerna har informerats om det som inträffat.
– För det första måste vi beklaga att det blivit så här, det är självklart att vi som kommun ska göra rätt och följa gällande upphandlingsregler. Vi har fått bra information om det här, säger Petra Andersin (S), kommunalråd.
Kommunalrådet Petra Andersin (S) berättar att kommunen har anställt en ny teknisk chef som ska jobba med upphandlingar och det är även på gång ett nytt ekonomisystem.
Ramavtalet som överskreds har brutits och ett nytt avtal har legat ute på upphandling. I det nya avtalet har Robertsfors kommun satt en takvolym på 50 miljoner kronor, i stället för som tidigare 5 miljoner. Robertsfors kommun anser att takvolymen på 50 miljoner kronor är mer rimlig.
Det var återigen Faradium bygg som vann avtalet, men det har överklagats till Förvaltningsrätten. Upphandlingen anses av konkurrenten ha skett på "ej likvärdiga konkurrensvillkor". I överklagan tas bland annat frågan om överfaktureringen upp samt att Faradium bygg lagt 0 kronor i avgift på arbetsledning.
– Vi har inte haft arbetsledning på två år. Jag bedömer att jag inte behöver någon. Det tycker jag är rimligt. Sedan är det upp till var och en hur man bygger upp sitt företag, och kan man inte kan bedriva sitt företag utan arbetsledning är det deras problem, säger Marcus Halvarsson på Faradium bygg.