Kommunen ska lämna kontorshuset Oden, liksom Hjorten. Charlotta Carlstedt och Therese Kreisel är två av de sex personerna som planerar för den stora förändringen.
De installerar sig i kontorshuset Svalan på senhösten 2020, där de får cirka hälften av ytan. Just nu planeras hur den ska vara disponerad och inredd.
– Men vårt fokus inför ändringen är inte bara lokaler, utan mycket mer, säger utvecklingsledare Charlotta Carlstedt.
Funktionsbaserat
Systemet som införs kallas funktionsbaserat, till skillnad från support och lokaler, som gjorde aktivitetsbaserat.
Funktionerna ska alltså finnas kvar eftersom personal anses ha mest utbyte med sin egen verksamhet.
– Man ska ha ett hemviste i ett hemområde. Där ska det finnas ett skrivbord per person, och där börjar man varje arbetsdag, förklarar Therese Kreisel.
– Man bör inte sitta på samma plats jämt, och man måste varje dag städa av bordet. Den bärbara datorn har man bland sina övriga tillhörigheter i ett skåp.
Rum efter projekt
Utanför hemområdena blir det allmänna ytor som delas av alla.
Där skapas små flexrum som användas som tysta rum, telefonrum eller minimöten.
Det blir också större funktionsrum som kan användas för pågående projekt eller för större möten (även om systemet bygger på att det ska bli färre formella möten).
Exempel på projekt som kan få eget rum kan vara en större detaljplan, sådant som Therese Kreisel gör i sin vardag. Dit går man när man jobbar med just det. Somliga kanske sitter där hela dagen, andra bara någon timme.
Halverar ytan
Inför flytten är Therese Kreisels roll att vara projektledare för den fysiska miljön, då man tar tillvara hennes kunnande som arkitekt.
I dag har alla anställda egna rum och även korridorer stjäl mycket yta. I nya huset ska ytorna minskas med cirka hälften, från 30 kvadratmeter per person till 12-15.
Ytterligare fyra medarbetare har olika projektansvar inför flytten, och koordinator är Charlotta Carlstedt.
Gjort studiebesök
– Vi har träffat många arbetsgivare som har gjort sådana här förändringar. Gemensamt för de som lyckats är att man inte bara haft fokus på lokalerna utan lika mycket på datasystemen och arbetssätten. Så jobbar även vi, säger hon.
Det har hållits många möten med personal, och Charlotta säger att oron har yttrat sig på samma sätt som hos andra arbetsgivare de mött runt om i landet, vare sig det varit offentlig eller privat sektor.
– Folk undrar hur det blir med ergonomin när man inte har en egen stol, hur man ska kunna få tyst och koncentrera sig, och hur det blir med konfidentiell information, säger hon.
– De undrar också hur man enkelt ska kunna hitta varandra, när ingen har en fast plats.
Ordnar träffar
Nyligen höll samhällsbyggnad en omgång träffar då man gick igenom vem som samarbetar med vem.
– Vi har en plan över vilka verksamheter som ska sitta närmast varandra, men det kan hända att vi ska skruva lite i det. Det har hänt saker på de två år vi har planerat, säger Therese.
Det har nyligen också hållits en utbildning om flexibla miljöer.
Samarbeta mer
Samhällsbyggnad bildades genom sammanslagning för tre år sedan. Therese och Charlotta säger att samarbetet har ökat allt eftersom.
Efter flytten är tanken att man samarbetar ännu mer när ingen sitter i eget rum.
Syftet är att ge bästa service till invånarna.
Besökare
Folket ja, när kommer de in? Precis som i dag ska man kunna besöka förvaltningen, man kommer då till en reception och berättar om sitt ärende.
Helst ska man ha bokat tid, men om den sökte inte sitter i möte så går det bra ändå. Man träffas då i särskilda rum vid receptionen - det blir inte möjligt att gå runt fritt i huset.
Ska skydda bostäderna
Kontorshuset byggs för att vara barriär mot bostäderna hos Skebo och Riksbyggen.
När detaljplanen gjordes var det frågetecken kring både luftkvalitet och buller, men planen kunde så småningom antas.
– När det gäller vår arbetsmiljö så får vi lita på att väggarna ska utestänga ljudet. Luftintagen ska vara mot innergården och vi får utgå från att hyresvärden klarar kraven, säger Therese Kreisel.
Hon har inte hört oro från personal om det utsatta läget vid E4. Däremot har det hörts synpunkter att det är ”långt bort”.
Göra en nystart
Therese och Charlotta tycker det är en stor fördel att man får flytta in i ett nytt hus. Dels att det kan byggas så att det passar, och dels att en flytt gör det lättare att skapa en nystartskänsla.
De har alltså mött en del oro längs vägen, men tycker att den minskar.
– Vi hör allt fler som säger att de längtar till det nya. Men vi måste ta den tid som behövs, för alla ska ju med.
Therese Kreisel håller i frågor om den fysiska miljön och Charlotta Carlstedt är koordinator för hela projektet.
Oro för öppenhet
Hur ser då personalen på ändringen? De tillhör fem fackförbund och Norran kontaktade två.
Störst är Vision, med 131 medlemmar. Ombudet Emma Karlsson, bygglovshandläggare, säger att det både finns oro och förväntan.
– Oron handlar om öppenheten och hur man utformar arbetsplatserna. Lyckligtvis får både vi fackliga ombud och de anställda vara delaktiga, det är bra och ökar chansen att ändringen ska bli lyckad.
– När det gäller förväntan hör jag att man gillar att det ska bli nytt och fräscht. Att sitta närmare de man har kontakter med är också bra, och det finns hopp om bättre internetuppkoppling, säger Emma Karlsson.
Nytt och fräscht
– De flesta är nog övervägande positiva, säger lantmätare Fredrik Ekefjärd, ombud för ett 30-tal medlemmar i Sveriges ingenjörer.
– Vi jobbar mycket i projekt redan nu och är väldigt digitala. Så skillnaden blir inte så stor.
– Fördelen blir att vi får sitta mer samlat och att allt blir nytt och fräscht. Det har funnits oro för öppen planlösning då man både ska bli störd och störa andra. Men nu har vi sett ritningar och vet att de ska finnas fler väggar än väntat, säger Fredrik Ekefjärd.
Här är gropen för det nya kontorshuset
Kontorshuset Oden.
Kontorshuset Hjorten.