Konkurrensutsätter ”när det är rimligt.” Om uppdragen ska konkurrensutsättas avgörs från fall till, enligt Fredrik Nilsson, fastighetschef. ”Det kan vara ett brott mot lagen”, säger Pär Cronhult, chefjurist. Foto: Jenny Petersson.
Byskeskolans låg- och mellanstadium ska få ett nytt tak. Arbetet pågår sedan november. Ett underhåll av taket har varit planerat en längre tid, men i slutet av augusti upptäcktes vid en besiktning att råsponten saknades helt på vissa ställen, och att takpannor endast vilade på vägglivet och hängbrädan. Frågan var om det skulle klara vintern – bedömningen blev att det fanns en risk för fallande takpannor och barn som skadades på skolgården.
Läs mer: Jurist om kommunens byggavtal: ”Regler får inte hittas på i efterhand”
Det blev bråttom, beskriver Fredrik Nilsson, fastighetschef. Och det är även huvudförklaringen, enligt kommunen, till att förfrågan inte gick ut till samtliga entreprenörer i det berörda ramavtalet.
Bara ett par dagar efter inspektionen, den 2 september, räknade kommunen på jobbet och fick fram ett värde på upphandlingen – 1 771 200 kronor. Förfrågningsunderlaget är daterat den 8 september. Själva byggarbetet påbörjas emellertid inte förrän i slutet av november.
Kommunen har ett så kallat kombinerat ramavtal för byggservice angående löpande servicearbeten. Det kallas kombinerat, då det innehåller två tilldelningsmodeller: Dels finns en rangordningslista för de fyra entreprenörerna i avtalet, dels finns en modell där värdet på uppdraget avgör om samtliga fyra ska få lämna fast pris på uppdraget.
Upp till 600 000 kronor sker fördelningen efter rangordningslistan. Över 1,7 miljoner kronor går erbjudandet generellt sett ut till samtliga intresserade, inte endast entreprenörerna inom avtalet.
Stycket i ramavtalet som beskriver den andra tilldelningsmodellen lyder: ”Förnyad konkurrensersättning med entreprenörer i gällande avtal; uppskattat värde mellan 600 000 kronor – 1 700 000 SEK. Förfrågan görs då till samtliga entreprenörer som får möjlighet att lämna ett fast pris på uppdraget.”
Den enda skriftliga kostnadskalkyl Norran får ta del är på 1,77 miljoner. Men innan förfrågan till entreprenörerna gjordes skrevs värdet ned till 1 650 000 kronor, förklarar Emma Sundelin, projektchef vid support och lokaler. Summan man då räknat på är det timpris som den tilldelade leverantören tar. Leverantören ifråga är etta på rangordningen, och får därmed automatiskt första tjing på uppdrag upp till 600 000 kronor.
Summan var ju högre här. Gick frågan ut till samtliga leverantörer?
– Nej, svarar Tina Lundgren, enhetschef för underhåll och anpassningsprojekt.
– Eftersom bedömningen var att taket var i ett mycket dåligt skick och arbetet var akut valde vi att gå på avtalet och anlitade leverantören som är rankad etta, säger hon.
Enligt Emma Sundelin har kommunen räknat lite för högt på uppdragets värde.
– Leverantörens prognos ligger nu på 1 500 000 kronor. Arbetet har hittills gått bättre än beräknat.
Hur bråttom var det egentligen, när riskerna upptäcktes i slutet av augusti och byggarbeten påbörjas i november?
– Jag förstår att det kanske inte låter akut, men för oss kan det vara det då våra resurser är upptagna med andra projekt. Vi är alltid intresserade av att göra saker så kostnadseffektivt som möjligt, men för att göra en förnyad konkurrensutsättning krävs utförligare projektering. Ambitionen är att konkurrensutsätta så ofta det är möjligt, när det är rimligt, säger Emma Sundelin.
I avtalet definieras ett spann, 600 000 kronor till 1,7 miljoner, då en förnyad konkurrensutsättning sker.
Men att konkurrensutsätta eller inte är en möjlighet och inget krav. Det hävdar Fredrik Nilsson, fastighetschef, med hänvisning till ramavtalet för byggservice.
– Vi kan göra en ny konkurrensutsättning mellan detta spann, men det betyder inte att vi ska göra det.
I vilka situationer går frågan ut till alla inom avtalet?
– Det beror helt och hållet på projektets karaktär. Vi gör en bedömning från fall till fall, där det vägs in bland annat tidsaspekt.
Finns inte risken att det uppfattas som godtyckligt?
– Det är svårt att uttala sig om det … den frågan kanske borde ställas till entreprenörerna, säger Fredrik Nilsson.
Ramavtalet innehåller två tilldelningsmodeller: Dels en rangordningslista, dels en modell där värdet på uppdraget avgör om alla leverantörerna inom avtalet ska tillfrågas.
Upplever ni att det är tydligt när vilken modell gäller?
– Det är väl lite som jag försökte beskriva tidigare. Om ett projekt ska genomföras funderar vi alltid på konkurrensutsättning, det beror bland annat på vilken typ att projekt det rör sig om. Vi kan inte skriva in det i avtalet, exakt när det ska ske och inte.
Er första kostnadskalkyl landade på 1,77 miljoner. Sedan räknade ni ned värdet utifrån timpriset på leverantören ni valde att anlita. Gör ni ofta så?
– Ja alltså, den där kalkylen är ju en totalbudget som görs i ett tidigt skede och görs av vår underhållssamordnare. Den är inte så specifik och kan bli mer detaljerad senare.
Hur kan ni vara säkra på att ni inte fått ett bättre pris om frågan gått ut till alla?
– Säker kan man aldrig vara, men vi känner oss trygga med vårt beslut.
Man skulle kunna tolka det som att ni först försöker komma under gränsen på 1,7 miljoner kronor och sedan struntar i paragrafen om konkurrensutsättning.
– Ja, det är din tolkning i så fall.
Vad svarar du den som tänker så?
– Den första kalkylen är en sak, den var räknat betydligt högre än den slutgiltiga. Jag förstår inte frågan och ser inga konstigheter med det här, säger Fredrik Nilsson.